更深遠的全觀思維—【系統排列專文】什麼是「系統觀」?

系統觀

所謂系統,是一群元素,各自有功能,但結合起來展現一個更大的整體功能;例如一輛車子有車體、引擎、煞車、避震..等等元素構成,人體由好多器官共同運作來維持生命。因此當我們面對一個個體時,其實背後有好多看不見的元素正在積極地運作著。

我們每個人都身在系統裡。公司、學校、社團、家庭,任何我們隸屬的組織,都是我們的相關系統。在這些系統裡,因著我們的角色、位置,發揮了不同的功能。

系統觀的特色

系統最大的特色是,只要其中一個元素有變動,這個系統的其他元素也會跟著一起變動,因此只要是由人組成的,系統都是隨時在變的。

以一個家庭為例,如果家中父親忽然生病了,他的功能就要暫時分配到母親身上,而身為長子,也會負擔起部分工作,來幫助母親家事與照顧妹妹。如果不幸父親離開家庭,那麼母親的承擔會更重,而長子也要負起更多父親的角色。

再舉另一個在企業常見的問題。有一天老闆的大秘書生病請假,她平常的五個工作項目就平均分給了其他五個公司員工。但是對這些員工來說,秘書的工作平常沒有接觸,因此執行起來特別費力。例如要幫老闆安排行程,新接手的Amy平常是業務助理,對於老闆的行程一無所知,連老闆喜歡吃哪一個餐廳都不清楚,因此被告知要為晚上招待客戶的餐飲訂位時,Amy所花的時間是大秘書的三倍,也因此,她原先的業務也就受到影響,無法達到正常水準。

這都是系統的一個元素產生變動後,對其他系統個體所產生的影響。

再想一下,如果剛好公司人事縮減,遇缺不補,大秘書的工作轉嫁到Amy身上變成常態,Amy終於受不了多出來的工作造成她每天加班,於是提出辭呈。

此時,人力資源部門再找來一個替補Amy位子的新人Michelle。熱血的Michelle開心地接下工作一個月,但她覺得哪裡怪怪的,怎麼努力效率都不好,總是加班,搞得家庭怨聲載道,自己充滿挫折,覺得一定是自己哪裡做不好。其實她不知道,早在接這個位子之前,是因為有一段大秘書遇缺不補的事件發生,她以為是自己的問題,其實是來自企業系統的問題。

這個例子更清楚地說明,系統的狀況不但會在同一時間裡影響其他人,如果不去處理,更會遞延下去。有時在歷史較久的組織裡,原始問題狀況早已不可考,但影響力卻持續發生,讓新進人員忙得焦頭爛額,管理者找不到真正的原因。

從系統觀你可以看到全局

如果以系統的角度來看這些事情,很快就能找到問題所在,而不是在表象上找答案。如果不去更深地看到Michelle其實有她的系統困境,就算花很多心力去輔導她、幫助她上課改善工作效率與技能,都是緣木求魚,無法真正有效改善問題。

以上只是由一個簡單的人事例子來說明表達系統對個別員工的影響,實際上一個企業整體運作要更複雜的多。同時,系統的影響方式也不只這一個,後續會有更多更完整的介紹。

總而言之,在系統觀的幫助下,可以幫助我們更深遠、更宏觀地看一個問題,而不再侷限於點對點的因果思維上。它提供了一個更大的背景,把更多相關因素考慮進來,用一整個構面來思考解決方案,事實上更切中核心,也更有效率的將問題跨越,突破盲點。

文/彭德先老師

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